Fem steg som minskar risken för kris

En kriskommunikationsplan är guld värd när krisen är ett faktum. Men det proaktiva krisarbetet kan börja långt innan med att skapa engagemang och förtroende för - och i - er verksamhet. Här är fem steg för att bygga en motståndskraftig organisation.

  1. Inventera era risker
    Alla verksamheter har risker. Oavsett om de är stora, små, interna eller externa så är de viktiga att ha koll på. Börja därför med att göra en lista över alla riskfaktorer ni kan komma på. Fiska hellre med den finmaskiga håven än att ni låter tveksamma scenarier passera; ni kommer att tacka er själva längre fram för att ni är noggranna i det här steget. Därefter är det dags att gradera sannolikheten och allvaret för organisationen, om de olika riskerna blir verklighet. Använd gärna en enkel matris som i exemplet nedan, där en axel beskriver sannolikheten och den andra skadan för verksamheten. 


     

 

 

 

Riskmatris.png
  1. forts. När ni har kommit såhär långt kan ni avgöra om det finns några lågt hängande frukter att plocka, dvs. risker ni relativt enkelt kan hantera. För övriga risker på listan tar ni sedan fram budskapsplattform/FAQ och de första stegen i en handlingsplan som aktiveras ifall riskerna skulle utmynna i kris. Börja med att prioritera riskerna som skulle innebära störst skada för er verksamhet. Glöm inte att involvera era nyckelpersoner i planen, så att de vet vad de förväntas göra när planen aktiveras.
     

  2. Ta krismedvetna beslut
    Genom att alltid testa beslut mot era värderingar, processer och policyer så minskar ni risken för att hamna i kriser. Ett klassiskt sätt att testa beslut är Löpsedelstestet.

     

  3. Bygg förtroende (Walk the talk)
    Låt värderingarna ni har satt upp genomsyra allt ni gör. En värdegrund växer sig stark när den efterlevs och diskuteras regelbundet av ledning och nyckelpersoner, likväl som i företagets olika arbetsgrupper. Inget tar så effektivt död på en värdegrund som när det görs undantag för vissa personer – kanske allra minst när undantagen görs för chefer i ledande position. Håll värderingarna levande i ledningsgruppens samtal och låt anställda stresstesta dem i sin arbetsvardag.

     

  4. Anställda är era viktigaste agenter, relationen till dem är värd sin tid och kraft. I privata företag omfattas anställda av lojalitetsplikt, men när medarbetare känner sig åsidosatta eller upplever att de saknar gehör hos arbetsgivaren så kan det ändå starta eller accelerera en kris. Anställda har tillgång till intern information och det finns många exempel på kriser som växt till mediedrev, på grund av att dokumentation har läckt ut. En tillitsfull organisation där varningsrop och visselblåsningar från anställda tas på allvar, lägger istället grund för förtroende. System för visselblåsning innebär vägar för anställda att varna anonymt, om de hör talas om och vill rapportera händelser som skulle kunna skada er verksamhet. Genom att även ha transparens i kommunikationen med anställda skapar ni en arbetsmiljö där alla kan göra sin röst hörd, vilket i sig är en bra grogrund för engagemang och stolthet. Exempelvis kan ni skapa digitala frågestunder med ledningsgruppen, låta anställda vara gästredaktörer för era sociala medier eller bygga intranät där läsarna får vara med att forma innehållet och kommentera inlägg.
     

  5. Träna - och ha en plan
    Genom att kristräna regelbundet bygger ni en motståndskraftig organisation. Vid träningen lägger ni med fördel grunden för er Krisplan med tillhörande Kriskommunikationsplan, som också mår bra av att uppdateras regelbundet. Gör hellre träningarna enkla och med jämna mellanrum snarare än att de blir stora, komplicerade och svåra att få till. Utse nyckelpersoner som ska kunna besvara frågor från media och se till att de får regelbunden medieträning. Det går utmärkt att anlita Finlir för kris- och medieträning men är naturligtvis alltid bra att göra en grundlig sökning innan ni bestämmer er. Det kan vara värdefullt att hitta ett långvarigt samarbete kring kris- och medieträning. Fundera också på om ni vill hålla träning digitalt, i era egna lokaler eller hos medietränaren. Träningen gör att ni står rustade vid en kris medan det väldigt sällan fungerar att ducka och hoppas på att krisen blåser över av sig själv.